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漳州市档案局关于2016年 档案工作“双随机”抽查情况的通报

发布时间:2017.02.27来源:漳州市档案馆点击率:0

市直各有关单位:

根据《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》等有关法律法规的规定,按照《漳州市人民政府办公室关于推广随机抽查机制规范事中事后监管的实施意见》(漳政办〔201610号)文件精神,市档案局于1128-128日对本年度随机抽取的30个市直机关、企事业单位进行档案执法检查,现将检查情况通报如下:

一、 主要成效

从检查情况看,各受检单位能认真贯彻实施档案法律法规规定,依法履行档案工作职责,较好地认识到档案的重要性,档案工作情况总体较好,主要表现以下几个方面:

(一)   档案意识不断增强

各受检单位领导对档案工作重视,能切实加强对档案工作的领导,把档案工作列入议事日程,明确分管领导,配备专兼职档案员,明确岗位职责,做好人员上岗培训,能及时解决档案工作中的实际困难与问题。

(二)档案工作软硬件环境良好

在经费投入方面,各受检单位每年在档案整理、数字化扫描、购买档案柜、消防设施等方面给予经费投入,保障档案工作的正常运行,其中,市公路局今年投入180万,移动漳州分公司年均投入10万元,工商银行漳州分行年均投入40多万。在档案库房建设方面,有22个单位建立档案库房,其中,市公路局、工商银行漳州分行、移动漳州分公司、市国税局、市烟草专卖局、市检察院等单位库房为档案标准库房,能够做到档案库房、查阅、办公三室分开;有8个单位由于办公场所限制,没有设置档案库房,但是均有购置档案柜保管存放档案,未发现档案随意放置及损毁现象。在档案信息系统建设方面,工商银行漳州分行、移动漳州分公司、市烟草专卖局、市公路局、市国税局、市烟草局和市检察院等单位配备了先进的档案管理系统,能够满足档案各项管理功能要求。

(三)档案整理规范化程度较高

各受检单位基本能按照国家的有关规定,编制本机关或本专业系统的《文件材料归档范围和保管期限表》,并报市档案局审批实施;大部分受检单位做到应归档文件及时收集整理,编制规范电子目录,并做好移交进馆档案交接和扫描工作。在电子档案归档方面,工商银行漳州分行、移动漳州分公司、市烟草专卖局等单位完成情况较好。

二、 存在问题

(一)     档案工作意识有待进一步加强

各受检单位在组织干部学习档案法律法规及相关政策性文件的次数较少,形式单一,干部职工的档案意识和档案法制观念薄弱。档案工作制度不够健全,大部分单位建立了档案收集保管制度、库房管理制度和档案员岗位职责制度,但缺乏档案保密制度、档案信息安全管理制度、档案鉴定销毁等制度。部分单位虽有制定相关制度,但是档案员在档案借阅制度执行、库房安全管理制度等方面执行力度较差。

(二)     档案业务水平有待进一步提高

    大部分受检单位档案员为兼职档案员且更换频繁,档案员在日常档案工作中,只负责对档案收集、保管和提供利用,档案整理工作均外包给档案服务公司。这就造成了大部分档案员对档案业务不熟,对于本单位制定的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》了解不够,对应收集归档的文件材料范围认识不清,大部分受检单位普遍存在只保存收发文,而忽视散存在各科室的声像、实物、基建、业务等方面的档案的收集整理和保管。

(三)     档案保管条件有待进一步改善

检查中发现,在有建立专门库房的单位中,大部分单位管理有序,但是部分单位库房存在面积狭小、杂物较多,库房内电线电闸设置不合理、存在火灾隐患,消防设备不合格等情况。部分单位由于办公条件限制,只用档案柜保管档案不能保障档案实体安全和保密安全。

(四)档案信息化工作有待进一步推进

检查中发现,受检单位档案整理和电子目录整理相对规范,但是电子目录保存保管不完整。大部分单位没有配置档案信息系统,档案员对于档案的认识停留在实体档案,不能很好的利用档案电子目录和扫描后的电子档案。部分有建立办公自动化系统单位没有与档案系统做好对接,电子档案归档率较低。

三、 下一步工作要求

针对各受检单位在本次检查中发现的存在问题,希望各受检单位在下一阶段的档案工作中,切实做好整改,做到以下几点:

(一)     加强领导,增强干部档案意识

一是要进一步宣传和贯彻执行档案法律法规,特别是做好《档案管理违法违纪行为处分规定》的学习,提高干部对档案工作重要性的认识,使全体干部认识到档案是一种宝贵财富,是本单位发展的历史记载,形成自觉收集整理移交档案的工作习惯,确保不出现失密泄密、丢失损毁和拒不移交档案等档案违法违纪情况。二是要依法加强对档案工作的领导,单位主要领导要高度重视档案工作,把档案工作当成一项基础工作来落实,要将档案工作职责明确到各科室,加强相关业务部门重视和配合,要将档案工作与科室的业务工作同步部署、同步安排、同步推进,从根本上保证档案工作有序开展,做到需归档文件齐全完整。

(二)健全制度,完善档案工作机制

一是要建立和完善档案收集、整理、保管、保密、利用、鉴定销毁、库房安全管理、档案信息安全管理等制度。要坚决将制度执行到位,防止危害档案现象出现,做到归档有范围、收集有专人、立卷有标准、借阅有规定、保密有制度、管理有措施、利用有目标。二是要明确分管领导、主管科室负责人及档案员的具体岗位职责,要理清各相关业务主管科室与档案主管部门的职责分工,防止出现推诿扯皮现象,明确将本单位的文书、业务、会计、设备、基建、声像、实物档案由档案部门集中统一保管。三是加强档案员岗位职责培训和业务培训。各单位要积极鼓励支持档案员参加省市档案部门组织的业务培训。

(三)加大投入,做到场所、人员、经费三到位

一是要配备政治上可靠,文化水平较高,责任意识较强专兼职档案员,避免因工作变动频繁、工作繁杂,造成档案员无法熟悉档案业务,影响档案工作的连续性和规范性。二是要保障档案日常工作所需的经费,配备电脑、打印机、扫描机、复印件等设施设备做好档案整理和扫描工作。三是严格做好档案库房“八防”要求,确保档案实体安全。各单位应建立专门档案库房,并配备档案柜、消防器材、防盗门窗、窗帘、空调、除湿机、防虫药等档案库房设备,确保档案库房达到“八防”要求。部分单位要及时更换老旧档案柜,清理档案室杂物,将电闸、复印机等极易引发火灾的设施设备移出档案库房。档案库房要由专人管理,非管理人员不得随意进出,档案员要定期检查库房各项设施设备和温湿度,清点档案,防止档案出现丢失,虫蛀等现象。四是对于已发生霉烂、虫蛀、脆化的档案应及时进行抢救。

(四)转变观念,提升档案信息化水平

近年,我市档案工作进入信息化建设的高速发展阶段,市档案局已建成“全国示范数字档案馆”,档案信息化工作走在全国前列。但是,我市大部分单位档案信息化建设相对滞后,下一阶段,市档案局将按照市数字办的要求,在市直机关事业单位推广数字档案室系统,为各单位档案工作提供便利。各单位应该积极为数字档案系统的运行创造条件,添置必要的设施设备,接通政务内网,配备专用电脑、打印机、硬盘等。在系统运行后,要认真执行有关保密规定,做到涉密不上网、上网不设密,确保档案信息的安全。对于有建立办公自动化系统的单位,应积极探索建立与之相配套的档案管理系统,探索数字档案室建设,做好电子档案的归档和保管工作。

(五)提高警惕,规范档案外包服务工作

在检查中发现,大部分单位档案员人员较少且多位兼职,不能独立自行整档,因此,在档案整理工作上采用外包整档模式。在委托的过程中,各单位必须选择合法经营并取得《福建省档案服务机构备案证书》的档案服务公司,并与其签订相关委托协议,确保档案实体安全和档案信息安全。此外,各单位不得将涉密文件委托档案服务公司整理,应由保密员自行整理,单独保管。

请各单位积极按照市档案局的检查情况通报进行整改,并将整改情况于115日前向市档案局反馈。联系人:吴艺娇,联系电话:13960025908

 

附件:市直有关单位档案“双随机”工作检查情况表

 

 

漳州市档案局

2016年1229

 

 

附件

市直有关单位档案“双随机”工作检查情况表

序号

单位

名称

基本情况

存在问题

1

市体育局

配备一名兼职档案员,新建专门档案室,文书档案整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;2015年文书档案尚未整理,部分业务文件未纳入归档范围;没有收集整理声像档案;档案库房设施设备应进一步配齐配全;原有库房较为杂乱

2

市公路局

配备两名专职档案员,2016年投入180万用于500新库房和档案业务用房改造及数字化加工,建立公路系统档案管理系统,收集文书、会计、基建等较多门类档案,整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;加强声像档案收集整理;加强电子档案的归档工作

3

市海洋  渔业局

配备一名兼职档案员,有两间专门档案库房,密集架和安防设备齐全,档案整理规范

 

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;要加强声像档案及各科室的业务档案收集整理

4

市国税局

配备一名兼职档案员,有专门档案库房,档案整理规范

 

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;加强声像档案收集整理

5

移动漳州分公司

配备一名专职档案员,制作专门档案法规视频用于宣传教育,配备先进档案管理系统,电子档案归档工作完成较好,年投入10万用于档案工作,配备标准档案库房,收集文书、会计、基建等较多门类档案,整理规范

 

6

市工商联

配备一名兼职档案员,收集保管文书、工商业者档案

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;无设置专门档案室;工商业者档案出现虫蛀现象,没有收集整理声像档案

7

致公党

漳州市委会

配备一名兼职档案员,文书档案整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;无设置专门档案室;没有收集整理声像档案

8

市红十字会

配备一名兼职档案员,文书档案整理规范,收集整理照片档案

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;2015年文书档案尚未整理;无设置专门档案室

9

市林业局

配备一名兼职档案员,有人事档案库房,文书、人事档案整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;无设置专门的文书档案库房;没有收集整理声像档案

10

市医院

配备多名专职档案员,设置文书、人事、会计、病历等专用库房,收集保管文书、会计、人事、病历等多门类档案,整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;需加强实物、声像档案收集整理

11

市检察院

配备一名专职档案员,设置一间专门档案库房,收集保管文书、会计、人事、业务类文件,整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;需加强实物、声像档案收集整理

12

市科协

配备一名兼职档案员,筹建专门档案室,文书档案整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;无设置专门的文书档案库;没有收集整理声像档案

13

市老年大学

配备一名兼职档案员,文书档案整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;无专门档案室;2011-2015年文书档案尚未整理

14

漳州职业技术学院

配备一名专职档案员,设置两间专门档案库房,收集保管文书、学籍、教学业务等多门类档案,整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;部分撤并单位的移交档案未整理;会计、基建等档案没有统一保管到档案库房;档案室政务内网、电脑等设施设备应配齐配全

15

市疾控中心

配备一名兼职档案员,设置一间专门库房,档案管理制度上墙,库房整齐干净,保管情况较好,收集文书、会计等门类档案,整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;加强实物、声像档案收集整理

16

漳州城市职业学院

配备一名专职档案员,设置一间专门档案库房,收集保管文书、学籍、教学业务、会计等多门类档案,整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;需加强实物、声像档案收集整理

17

市烟草

专卖局

配备一名专职档案员,配备标准的档案库房,收集保管文书、会计、基建、实物等多门类档案,整理规范;配备先进档案管理系统,电子档案归档工作完成较好

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;需加强声像档案收集整理

18

市司法局

配备一名兼职档案员,设置一间专门档案库房,文书档案整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;文书档案档案盒书写需进一步规范;需加强声像档案收集整理

19

市统战部

配备一名兼职档案员,文书档案整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习;2013-2015年文书档案尚未整理;无专门档案库房

20

市台办

配备一名兼职档案员,文书档案整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;2013-2015年文书档案尚未整理;无专门档案库房

21

团市委

配备一名兼职档案员,文书档案整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;2015年文书档案尚未整理;档案库房与服务器放置一起,存在隐患

22

市外侨办

配备一名兼职档案员,文书档案整理规范,保管文书档案、特色礼品档案

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;2014-2015年文书档案尚未整理

23

市统计局

配备一名兼职档案员,设置一间专门档案库房,文书档案整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;档案库房已达饱和,库房杂物较多;需加强声像档案收集整理

 

24

市旅游局

配备一名兼职档案员,文书档案整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;新档案员尚未培训;无专门档案库房,档案存放与复印机一起,存在安全隐患

25

市台联

配备一名兼职档案员,文书档案整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;2015年文书档案尚未整理;2006-2010年台籍人员档案未归档;无专门档案库房

26

市人社局

配备一名兼职档案员,设置一间专门档案库房文书,档案整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;需加强声像档案收集整理

27

工商银行漳州分行

配备六名专职档案员,设置1100标准档案库房,收集文书、基建、会计、信贷、照片、音像、实物等多门类档案,整理规范,配备先进的档案管理系统,较好地完成电子档案归档工作

 

28

市二轻联社

配备一名兼职档案员,设置一间专门档案库房

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少,档案目录采用word格式录入,不符合规范要求;2015年文书档案尚未整理

29

市民宗局

配备一名兼职档案员,设置一间专门档案库房,正在整理扫描1991-2015年业务档案

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少;需加强声像档案收集整理

30

市供销社

配备一名兼职档案员,设置一间专门档案库房,文书档案整理规范

档案法律法规及相关管理制度宣传学习较少,档案                                    库房有电闸,电线较多,存在安全隐患;灭火设备采用消防水枪,应改为干粉灭火器